Versio 04.10.2026
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Erkka Kulmala, Y-tunnus 3016262-5. Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä sivuston yhteydenottokanavien kautta.
Mitä tietoja käsitellään
Palvelun tilaamisesta, toteuttamisesta ja yhteydenotoista voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
- nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yhteyshenkilön asema
- tilaajan tai laskutettavan yhteisön tiedot
- kohdeosoite, varausaika, hintaperuste ja tilaustiedot
- asiakkaan toimittamat rakennusasiakirjat ja aiemmat energiatodistukset
- kohdekäynnin kuvat, havainnot, muistiinpanot ja laskenta-aineisto
- energiatodistus, laskutustiedot, maksutiedot ja asiakasviestit
- verkkopalvelun turvallisuuden kannalta tarpeelliset tekniset tiedot, kuten IP-osoite ja tapahtuma-aika.
Yrityksille suunnatussa yhteydenpidossa voidaan lisäksi käsitellä yrityksen yhteyshenkilön nimeä, työyhteystietoja, tehtävää, organisaatiota, tiedon julkista lähdettä ja yhteydenpidon historiaa.
Palvelua varten ei pidä lähettää henkilötunnusta, terveystietoja, pankkitunnuksia tai muuta tehtävän kannalta tarpeetonta arkaluonteista tietoa.
Mistä tiedot saadaan
Tiedot saadaan tavallisesti asiakkaalta, tilaajalta, yhteyshenkilöltä tai heidän toimittamistaan asiakirjoista. Rakennusta koskevia tietoja voidaan saada myös viranomaisrekistereistä ja muista sallituista lähteistä.
Yritysten yhteyshenkilöiden tietoja voidaan saada yritysten verkkosivuilta, julkisista yritys- ja ammattihakemistoista sekä muista julkisista lähteistä.
Miksi tietoja käsitellään
Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla oikeusperusteilla:
- yhteydenottoihin vastaaminen, tarjouksen tekeminen, ajanvaraus ja palvelun toteuttaminen: sopimus tai sopimusta edeltävät toimet
- laskutus, kirjanpito, verotus ja energiatodistuksen laatijan lakisääteinen arkisto: lakisääteinen velvoite
- palvelun laadunvarmistus, väärinkäytösten estäminen, tietoturva, varmuuskopiointi ja oikeusvaateiden käsittely: rekisterinpitäjän oikeutettu etu
- asiallinen, henkilön työtehtävään liittyvä yritysmarkkinointi: rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Yritysmarkkinointia voi vastustaa milloin tahansa. Tietoja ei myydä eikä käytetä pelkästään automaattiseen päätökseen, jolla olisi henkilölle oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Mitkä tiedot ovat välttämättömiä
Yhteydenottoon vastaaminen edellyttää toimivaa vastauskanavaa. Palvelun tilaaminen ja toteuttaminen edellyttävät vähintään tilaajan yhteystietoja, kohdeosoitetta, tilauksen sisältöä ja palvelun laatimisessa tarvittavia rakennustietoja. Laskutusta varten tarvitaan laskutettavan henkilön tai yhteisön tiedot. Ilman näitä tietoja tarjousta, varausta, palvelua tai laskutusta ei välttämättä voida toteuttaa.
Muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista. Palvelua varten pyydetään vain tehtävän hoitamiseen tarpeellisia tietoja.
Palveluntarjoajat ja tietojen vastaanottajat
Tietoja käsittelevät vain ne tahot, joille käsittely on tehtävän vuoksi tarpeellista. Näitä voivat olla verkkosivuston, sähköpostin, ajanvarauksen ja tietoturvan palveluntarjoajat, kirjanpidon palveluntarjoajat sekä viranomaiset silloin, kun laki sitä edellyttää.
Käytössä ovat lisäksi seuraavat digitaaliset palvelut:
- GitHubia käytetään lähdekoodin versionhallintaan yksityisissä repositorioissa. Asiakas-, kohde-, rakennus-, laskutus- tai kirjanpitoaineistoa ei ole tarkoitus tallentaa GitHubiin.
- Hetzner Online GmbH:n Suomessa sijaitsevaa Storage Box -palvelua käytetään asiakas-, kohde- ja talousaineiston salattuun varmuuskopiointiin. Hetznerin kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.
- OpenAI:n palveluja voidaan käyttää asiakirjojen jäsentämiseen, laskennan ja viestien luonnostelun apuna, ohjelmistokehitykseen ja laadunvarmistukseen. Olennaiset lopputulokset tarkistaa ihminen.
- Maanmittauslaitoksen osoitepalvelulle voidaan välittää asiakkaan syöttämä osoitehakuteksti osoitteen tarkistamista varten. Reitit lasketaan rekisterinpitäjän omalla OSRM-reittipalvelulla pelkistä koordinaateista. Jos reittipalvelu ei vastaa, matka arvioidaan koordinaateista ilman ulkopuolista reittipalvelua.
- Cloudflare, Inc.:n palveluja käytetään verkkosivuston ja sovelluksen tarjoamiseen, varausten, tilausten, lomakeviestien ja liitteiden tallentamiseen sekä palveluun liittyvien sähköpostiviestien lähettämiseen. Näissä palveluissa käsitellään tehtävän edellyttämiä asiakas- ja kohdetietoja sekä teknisiä tapahtumatietoja. Cloudflare Turnstile käsittelee teknisiä tietoja lomakkeiden väärinkäytösten ja automatisoidun roskapostin estämiseksi. Sähköpostilaatikot säilyvät Suncometin palvelussa. Cloudflaren käsittelystä kerrotaan sen tietojenkäsittelysopimuksessa.
Tietojen käsittely EU:n ja ETA:n ulkopuolella
GitHub, OpenAI, Google, Cloudflare ja niiden alihankkijat voivat käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat tilanteen mukaan Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen, EU–Yhdysvallat-tietosuojakehykseen tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. Lisätietoja sovellettavasta suojatoimesta saa pyytämällä rekisterinpitäjältä.
Tietojen säilytys
Energiatodistuksen valmisteluasiakirjat, laskelmat, havainnot ja todistukset säilytetään vähintään 12 vuotta lain edellyttämällä tavalla. Kirjanpitoaineistoa säilytetään aineiston lajista riippuen vähintään 6 tai 10 vuotta.
Pelkkään yhteydenottopyyntöön tallennetut henkilötiedot poistetaan aktiivisesta järjestelmästä automaattisesti 180 vuorokauden kuluttua pyynnön jättämisestä. Jos yhteydenotosta syntyy tilaus tai muu erillinen asiakirja, sen tiedot säilytetään kyseistä tietoa koskevan säilytysajan mukaisesti.
Muita asiakas- ja viestintätietoja säilytetään asiakassuhteen ja palvelun hoitamisen ajan sekä sen jälkeen vain niin kauan kuin reklamaatioiden, oikeusvaateiden tai muun perustellun tarpeen käsittely sitä edellyttää. Yritysmarkkinoinnin yhteystieto poistetaan, kun henkilö vastustaa markkinointia tai tieto ei ole enää ajantasainen tai tarpeellinen.
GitHubin versionhallinta voi sisältää lähdekoodin aiempia versioita, mutta sitä ei käytetä asiakas- tai talousaineiston varmuuskopiointiin. Salatut palautusvarmuuskopiot voivat sisältää henkilötietojen aiempia versioita. Kun tieto poistetaan aktiivisista järjestelmistä, se voi säilyä suojatussa varmuuskopiossa automaattisen säilytyskierron päättymiseen saakka. Varmuuskopioita käytetään vain palauttamiseen ja niiden toimivuuden tarkistamiseen. Jos varmuuskopio palautetaan, siihen tehdään aktiivisissa järjestelmissä jo toteutetut poistot ja oikaisut uudelleen.
Tietojen suojaaminen
Pääsy asiakas- ja kohdeaineistoon rajataan työtehtävän perusteella. Varmuuskopiot salataan paikallisesti ennen siirtoa, siirretään salatulla yhteydellä ja säilytetään Suomessa. Salausavain säilytetään erillään varmuuskopiopalvelusta. Käytössä on lisäksi käyttöoikeuksien hallintaa ja laitteiden suojausta, ja Hetzner-tili on suojattu kaksivaiheisella tunnistautumisella. Palveluntarjoajien käyttöä ja tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti.
Oikeutesi
Sinulla on tilanteen mukaan oikeus:
- saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja saada niistä jäljennös
- pyytää virheellisen tiedon oikaisua
- pyytää tiedon poistamista tai käsittelyn rajoittamista, jos lakisääteinen säilytysvelvollisuus ei estä sitä
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja aina vastustaa suoramarkkinointia
- saada itse toimittamasi tiedot siirrettävässä muodossa, kun lain edellytykset täyttyvät
- tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Pyynnön voi lähettää sivuston yhteydenottokanavien kautta. Henkilöllisyys varmistetaan vain siinä laajuudessa kuin pyynnön turvallinen käsittely edellyttää.